Angebote für öffentliche Aufträge gehen heute fast immer über eine Vergabeplattform ein. Technisch brauchen Sie dafür wenig: ein kostenloses Konto, die Unterlagen und genug Zeit vor Fristende. Eine qualifizierte Signatur ist nur nötig, wenn der Auftraggeber sie ausdrücklich verlangt.
Wann elektronisch abgegeben werden muss
- Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist die elektronische Angebotsabgabe seit Oktober 2018 Pflicht.
- Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der Schwelle: Nach der UVgO müssen Auftraggeber seit 2020 elektronische Angebote vorgeben. Ausnahmen gelten bis 25.000 € und bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb.
- Bauleistungen nach VOB/A Abschnitt 1: Der Auftraggeber legt in den Unterlagen fest, ob schriftlich oder elektronisch abgegeben wird. In der Praxis ist es meist elektronisch.
- Berlin schreibt die elektronische Vergabe für Verfahren ab 25.000 € vor. Angebote per E-Mail werden dort ausgeschlossen.
Bei elektronischen Angeboten reicht in der Regel die Textform. Das heißt: Das Angebot nennt Ihren Betrieb und die erklärende Person, eine Unterschrift ist nicht nötig. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein Siegel brauchen Sie nur, wenn die Vergabeunterlagen das ausdrücklich verlangen.
Die Plattformen in Brandenburg, Berlin und MV
| Plattform | Wer dort ausschreibt |
|---|---|
| Vergabemarktplatz Brandenburg | Landesbehörden und viele Kommunen in Brandenburg |
| Vergabeplattform Berlin | Senatsverwaltungen, Bezirke und Landesunternehmen |
| Vergabemarktplatz MV und Landesportal MV | Viele Kommunen und die Landesverwaltung in Mecklenburg-Vorpommern |
| DTVP, subreport, e-Vergabe des Bundes und andere | Einzelne Kommunen, Bundesbehörden, Wohnungs- und Versorgungsunternehmen |
Ein gemeinsames Bieterkonto für alle Plattformen gibt es nicht. Die Registrierung ist auf den Plattformen der Länder kostenlos. Bekanntmachungen und Unterlagen können Sie meist ohne Konto lesen, für die Abgabe brauchen Sie es aber. Legen Sie die Konten an, bevor Sie das erste Angebot abgeben wollen, nicht am letzten Tag der Frist.
Schritt für Schritt zum elektronischen Angebot
- 01
Konto anlegen
Registrieren Sie Ihren Betrieb auf der Plattform, auf der die Ausschreibung steht. Hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse, die regelmäßig gelesen wird.
- 02
Als Interessent anmelden
Laden Sie die Unterlagen über Ihr Konto herunter, nicht anonym. Dann erhalten Sie Antworten auf Bieterfragen und Änderungen der Unterlagen automatisch. Ohne Anmeldung müssen Sie selbst regelmäßig auf der Plattform nachsehen.
- 03
Unterlagen prüfen
Gleichen Sie die Liste der geforderten Unterlagen mit Ihrer Nachweis-Mappe ab. Wie Sie die Unterlagen schnell durchgehen, steht unter Eine Ausschreibung lesen.
- 04
Fragen rechtzeitig stellen
Unklarheiten klären Sie über die Bieterkommunikation der Plattform, innerhalb der Frist für Bieterfragen.
- 05
Leistungsverzeichnis ausfüllen
Tragen Sie Ihre Preise in das Leistungsverzeichnis ein, als Formular oder als GAEB-Datei aus Ihrer Kalkulationssoftware. Füllen Sie jede Position aus, an der ein Preis verlangt ist.
- 06
Formblätter ergänzen
Eigenerklärungen, Angaben zu Nachunternehmern und weitere Formblätter vollständig ausfüllen. Mit den Nachweisen aus Eignungsnachweise und Präqualifikation haben Sie die meisten Angaben schon zur Hand.
- 07
Hochladen und abgeben
Laden Sie alles im Bieterbereich oder über das Bietertool der Plattform hoch und geben Sie das Angebot verbindlich ab. Die Plattform verschlüsselt es, bis die Frist abläuft.
- 08
Eingangsbestätigung sichern
Speichern Sie die Bestätigung mit Datum und Uhrzeit. Sie belegt, dass Ihr Angebot rechtzeitig eingegangen ist.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Zu spät hochgeladen. Ein Angebot, das nach der Frist eingeht, wird zwingend ausgeschlossen. Planen Sie mindestens einen Tag Puffer für Technik, Dateigrößen und Updates des Bietertools ein.
- Unterlagen verändert. Ändern oder ergänzen Sie nichts in den Vergabeunterlagen. Anmerkungen gehören in ein eigenes Begleitschreiben, wenn überhaupt.
- Preise vergessen. Fehlende Preise dürfen nicht nachgefordert werden. Prüfen Sie vor dem Hochladen jede Position.
- Falsche Form. Wird eine Signatur verlangt, muss sie vorliegen. Ein Angebot per E-Mail ist kein gültiges elektronisches Angebot.
- Antworten übersehen. Änderungen und Antworten auf Bieterfragen sind Teil der Unterlagen. Prüfen Sie die Bieterkommunikation kurz vor der Abgabe noch einmal.
Nach der Abgabe
Nach Ablauf der Frist öffnet der Auftraggeber die Angebote und prüft sie. Fehlen Unterlagen, fordert er sie über die Plattform nach, meist mit einer Frist von wenigen Tagen. Achten Sie deshalb in dieser Zeit besonders auf Nachrichten der Plattform. Während der Bindefrist sind Sie an Ihr Angebot gebunden.
Erhalten Sie den Zuschlag, kommt der Vertrag zustande. Erhalten Sie eine Absage, können Sie nach den Gründen fragen. Die Antwort hilft beim nächsten Angebot. Wie es danach weitergeht und welche Regeln für das Verfahren gelten, erklärt der Artikel VOB/A einfach erklärt.
Häufige Fragen
- Brauche ich eine qualifizierte elektronische Signatur?
- Nur, wenn die Vergabeunterlagen sie ausdrücklich verlangen. Unterhalb der EU-Schwellenwerte genügt meist die Textform.
- Kostet die Registrierung auf den Vergabeplattformen etwas?
- Auf den Plattformen der Länder Brandenburg, Berlin und Mecklenburg-Vorpommern ist die Registrierung für Bieter kostenlos. Manche private Plattformen bieten zusätzlich kostenpflichtige Suchdienste an, die für die Abgabe nicht nötig sind.
- Kann ich ein Angebot nach der Abgabe noch ändern?
- Bis zum Ende der Angebotsfrist können Sie es zurückziehen und neu abgeben. Danach ist keine Änderung mehr möglich.
Quellen
- UVgO § 38 Form und Übermittlung der Angebote
- VOB/A § 11 Grundsätze der Informationsübermittlung
- VOB/A § 13 Form und Inhalt der Angebote
- Vergabemarktplatz Brandenburg
- Vergabeservice Berlin: Vergabeleitfaden
- IHK Potsdam: So kommen Sie an öffentliche Aufträge
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Vergaberecht ändert sich, und im Einzelfall gelten immer die Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an Ihre Handwerkskammer oder die Auftragsberatungsstelle Ihres Landes.