Eine Ausschreibung lesen: Leistungsverzeichnis, Fristen, Eignung

Woraus die Vergabeunterlagen bestehen

Bei Bauaufträgen regelt § 8 VOB/A, was zu den Vergabeunterlagen gehört. Die Bezeichnungen schwanken je nach Auftraggeber, der Aufbau ist aber fast immer gleich:

In fünf Minuten entscheiden, ob sich ein Angebot lohnt

Bevor Sie das Leistungsverzeichnis durchrechnen, klären Sie diese Punkte. Ist einer davon ein klares Nein, sparen Sie sich den Rest:

1. 01

   Angebotsfrist und Ausführungszeitraum

   Bleibt genug Zeit für Kalkulation und Besichtigung? Passt der Ausführungszeitraum in Ihre Auftragslage?

2. 02

   Ort und Lose

   Liegt die Baustelle im Einzugsgebiet? Ist Ihr Gewerk ein eigenes Los, oder wird die Leistung zusammen mit anderen vergeben?

3. 03

   Eignungsanforderungen

   Welche Referenzen, Umsätze und Bescheinigungen werden verlangt? Können Sie alles fristgerecht vorlegen?

4. 04

   Zuschlagskriterien

   Zählt nur der Preis, oder auch Qualität, Ausführungszeit oder ein Konzept? Davon hängt ab, wie Sie kalkulieren.

5. 05

   Besondere Vertragsbedingungen

   Achten Sie auf Vertragsstrafen, Sicherheitsleistungen und Zahlungsbedingungen. Sie entscheiden oft darüber, ob ein Auftrag am Ende Geld bringt.

Das Leistungsverzeichnis richtig lesen

Die Leistung muss eindeutig und vollständig beschrieben sein, so dass alle Bieter die Beschreibung gleich verstehen und ihre Preise sicher berechnen können (§ 7 VOB/A). Das Leistungsverzeichnis gliedert die Arbeit in Positionen mit Menge, Einheit und einem Feld für Ihren Einheitspreis. Bei größeren Vorhaben kommt es meist zusätzlich als GAEB-Datei, die Sie in Ihre Kalkulationssoftware einlesen können.

• Vorbemerkungen lesen. Dort stehen Annahmen zur Baustelle, zu Zufahrt, Lagerflächen und Arbeitszeiten, die alle Positionen betreffen.
• Mengen grob nachrechnen. Stark abweichende Mengen sind ein Hinweis auf Planungsfehler und ein Anlass für eine Bieterfrage.
• Bedarfs- und Wahlpositionen erkennen. Sie werden nur bei Bedarf beauftragt und sollen nach VOB/A die Ausnahme sein.
• Stundenlohnarbeiten prüfen. Sie dürfen nur in dem Umfang vorkommen, der unbedingt nötig ist.
• Auf technische Normen achten. Die VOB/C mit den DIN-Normen ab DIN 18299 regelt, wie die Leistung auszuführen und abzurechnen ist.

Fristen, die Sie kennen müssen

Während der Bindefrist sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Planen Sie Ihre Kapazität so, dass Sie den Auftrag in diesem Zeitraum auch annehmen können. Ein Angebot können Sie bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückziehen, danach nicht mehr.

Zuschlagskriterien und Nebenangebote

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Verhältnis von Preis und Leistung (§ 16d VOB/A). Bei Handwerksleistungen ist der Preis oft das einzige Kriterium. Werden weitere Kriterien genannt, stehen sie mit ihrer Gewichtung in den Unterlagen, und der Auftraggeber darf nur diese verwenden.

• Nebenangebote sind nur erlaubt, wenn die Unterlagen sie ausdrücklich zulassen. Sie gehören auf eine eigene, deutlich gekennzeichnete Anlage.
• Preisnachlässe ohne Bedingung werden nur gewertet, wenn sie an der dafür vorgesehenen Stelle stehen. Skonti werden bei der Wertung nicht berücksichtigt.
• Ungewöhnlich niedrige Preise muss der Auftraggeber aufklären. Kalkulieren Sie deshalb so, dass Sie Ihre Preise auf Nachfrage begründen können.

Die häufigsten Gründe für einen Ausschluss

Ein Angebot wird nach § 16 VOB/A zwingend ausgeschlossen, wenn einer dieser Fehler vorliegt. Die meisten lassen sich mit einer Checkliste vermeiden:

1. Das Angebot ist nach Ablauf der Frist eingegangen, auch wenn es nur Minuten sind.
2. Die Vergabeunterlagen wurden verändert oder ergänzt.
3. Preise fehlen. Fehlende Preise dürfen nicht nachgefordert werden, außer bei einzelnen unwesentlichen Positionen.
4. Geforderte Unterlagen fehlen, und der Auftraggeber hat Nachforderungen ausgeschlossen, oder nachgeforderte Unterlagen kommen nicht rechtzeitig.
5. Eine verlangte Signatur oder die vorgeschriebene Form fehlt.
6. Ein Nebenangebot wurde abgegeben, obwohl es nicht zugelassen war.

Wie Sie diese Fehler bei der elektronischen Abgabe vermeiden, zeigt der Artikel Angebot abgeben: e-Vergabe Schritt für Schritt. Welche Nachweise zur Eignung typischerweise verlangt werden, steht unter Eignungsnachweise und Präqualifikation. Aktuelle Ausschreibungen zum Üben finden Sie in der Übersicht nach Land, Kreis und Gewerk.

Häufige Fragen

Darf ich beim Auftraggeber nachfragen, wenn etwas unklar ist?

Ja. Fragen stellen Sie als Bieterfrage über die Vergabeplattform, innerhalb der Frist aus den Unterlagen. Die Antwort geht in der Regel an alle Bieter, damit niemand einen Vorteil hat.

Was ist der Unterschied zwischen Angebotsfrist und Bindefrist?

Bis zum Ende der Angebotsfrist müssen Sie Ihr Angebot abgeben. Danach beginnt die Bindefrist, in der Sie an Ihr Angebot gebunden sind und der Auftraggeber den Zuschlag erteilen kann.

Werden fehlende Unterlagen immer nachgefordert?

Fehlende unternehmensbezogene Unterlagen fordert der Auftraggeber nach, sofern er das nicht in den Vergabeunterlagen ausgeschlossen hat. Fehlende Preise werden dagegen grundsätzlich nicht nachgefordert.